Our Column. コラム
学会・研究会の事務局の仕組み、ホームページと会員サイト、LINEでの予約。River Techが日々の制作と運用で考えていることを、実務の目線でまとめています。
( 11 ) 学会・研究会の事務局
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学会のホームページ制作会社の選び方｜公開後の運用で差がつく8つの質問
学会・研究会のホームページ制作会社の選び方を、公開後の運用で差がつく8つの質問にまとめました。名簿の共有範囲、パスワードの受け渡し、旧URLの転送、メールの送信元、年度替わり、契約後のデータまで、よい答えの例と注意したい答え、比べ方の表つきです。
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学会事務局の引き継ぎチェックリスト｜事務局移転・役員交代で渡すもの
学会・研究会の事務局を移転するとき、役員や世話人が交代するときに引き継ぐものを、名簿・会費の口座と決済・事務局メール・ドメインの名義・旧サイト・会員ページのパスワード・問い合わせ先・年間の仕事まで、印刷して使える表つきでまとめました。
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学会の会員管理システムの選び方｜「誰が会員か」の正本を先に決める
学会・研究会の会員管理システムを選ぶ前に決めたいのは、「誰が会員か」を決める正本です。退会・休会・未納の表し方、会員一覧と配信先の分け方、列の担当の決め方と、既製サービス・今の表を活かす形・個別に作る形の判断表、業者への質問をまとめました。
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学会の会員への郵送を名簿から｜宛名ラベル・宅配便の伝票・発送漏れ確認
学会誌・会員証・学術集会の案内を会員へ郵送するとき、名簿から宛名ラベルを差し込み印刷で作り、宅配便の伝票ソフトへ取り込み、発送漏れと二重送りを防ぐ手順をまとめました。住所の表記ゆれ、戻ってきた郵便、個人情報の扱いも解説します。
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学会の年会費の入金確認｜カード決済と名簿が合わない5つの原因
学会・研究会の年会費をカード決済にしても、入金確認で名簿と合わないことがあります。決済のメールと名簿のメールの違い、代理決済、改姓・表記ゆれ、二重払い・二重契約、月額決済の失敗による自動解約の5つについて、見つけ方と事務局で決めておくルールをまとめました。
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学会・研究会のホームページをリニューアルする前のチェックリスト11項目
学会・研究会のホームページが古い、更新が止まっている。そんなときにリニューアル前に確かめたい11項目を、スマホ対応・https・入会の導線・過去の大会の残し方・ドメインの名義・旧URLの転送・更新の担当まで、事務局の目線でまとめました。
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研究会・学会のホームページ費用は何で決まる？見積もりの読み方と比べ方
研究会・学会のホームページ費用は、ページ数よりも原稿の用意、会員ページや決済の有無、公開後の更新のしかたで変わります。費用が決まる要素、隠れた費用、見積もりの比べ方と制作会社への質問を、比較表つきでまとめました。
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学会・研究会の講演録画を会員限定でオンデマンド配信する方法
学会・研究会の講演録画を会員限定で配信する方法を、YouTube限定公開・動画サービスの非公開設定・ウェビナーの録画・会員ページへの埋め込みで比べます。講演者の同意、医療系の注意点、開催後の事務局チェックリストもまとめました。
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学会・研究会の入会申込と会費・参加費をオンラインで受け付ける方法
学会・研究会の入会のオンライン申込と、年会費・参加費のクレジットカード決済の始め方を、事務局の方向けにまとめました。振込のままの方法、決済リンク、サイト内の決済の3つを比べ、入金確認・領収書・未納の変わり方や、決めておくこと、注意点、小さく始める手順を紹介します。
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学会事務局の効率化｜名簿と会費管理はスプレッドシートのままで
学会・研究会の事務局の効率化は、今の会員名簿のスプレッドシートやExcelを活かしたまま進められます。二重入力・入金照合・問い合わせ対応を減らす手順と、共有や個人情報の注意点、既製の会員管理サービスが合う場合をまとめました。
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学会・研究会のホームページに会員限定ページを作る方法と選び方
学会・研究会の会員ページの作り方を、共通パスワード・会員ごとのログイン・既製サービス・名簿と連動する仕組みの4つで比べます。名簿との合わせ方、個人情報の注意点、作る前に最初に決めておくことも、学会・研究会の事務局の方向けにまとめました。
( 03 ) 医療系の学会・研究会
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医師・歯科医師向け研修コースのサイトの作り方｜申込から動画講義まで
医師・歯科医師向けの研修コースやセミナーのサイトを、公式サイト→申込（受講資格の確認）→入金→受講案内→会員ページのウェビナー・動画講義→修了の流れで整理しました。公開サイトと会員サイトの分け方、英語対応、最初に決めること、よくある落とし穴もまとめています。
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医療系の学会・研究会のホームページの注意点｜症例写真と患者情報
医療系・歯科系の学会・研究会のホームページで気をつけることを、症例写真と患者情報、医療広告ガイドラインとの関係、会員の医院一覧とリンク、講演資料・動画、一般向けの相談窓口に分けて整理しました。会員限定と一般公開の線引きの表つきです。
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歯科の研究会・スタディグループのホームページに必要なもの
歯科の研究会・スタディグループのホームページに必要なものを、公開ページ→会員一覧→会員限定の講義動画・資料→セミナー申込・会費の順にまとめました。名簿と会員一覧を合わせる方法、必要なもの・なくてもよいものの表、準備するもの、制作会社への質問も紹介します。
( 03 ) ホームページ・会員サイト
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ホームページを自分で更新し続けるには｜担当者が替わっても回る仕組み
団体のホームページを自分で更新し続けるには、担当者が替わっても止まらない決まりごとが必要です。更新するものと頻度の決め方、CMS・スプレッドシート連携・制作会社への依頼の比べ方、1枚のマニュアル、アカウントの名義、引き継ぎのチェックリストをまとめました。
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ホームページ制作を依頼する前の準備｜打ち合わせ前に決める9つのこと
ホームページ制作を依頼する前に、何を準備すればよいのか。目的・読んでほしい人・原稿と写真・ロゴ・ドメインとサーバー・予算と時期・社内で決める人まで、打ち合わせ前に整えたい9つのことを、チェックリストと1枚の依頼メモのひな形つきでまとめました。
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名古屋で会員制サイトの制作を頼む前に｜学会・研究会の会社選び
名古屋・愛知の学会や研究会、協会、スクールが、会員制サイトの制作会社を選ぶときの確認点をまとめました。地元の会社かどうかより大切な「運用まで合うか」の見方と、最初の相談で聞きたい質問、進め方の流れを紹介します。
( 02 ) LINE予約・店舗
( 02 ) AI・業務の自動化
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スプレッドシートの自動化入門｜フォームと自動メールで申込受付を楽に
申込・注文・問い合わせの受付は、フォームとスプレッドシート、自動メールを組み合わせると書き写しを減らせます。Googleフォームとスプレッドシートで自動メールを送る流れ、最初に自動化する作業、権限や送信上限などの注意点、既製サービスが合う場合をまとめました。
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中小企業のAI導入は何から？事務作業で小さく始める4つの手順
中小企業や事務局、店舗のAI導入は何から始めればよいのか。業務の書き出し、向いている事務作業の例と向かない作業、小さく試す手順、個人情報を入れないなどの情報の扱いのルールまで、表とチェックリストでまとめました。
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