学会・研究会のホームページに会員限定ページを作る方法と選び方

結論：先に決めるのは「誰に・何を見せるか」

会員ページの作り方を選ぶ前に、次の3つを決めると、合う方法がほぼ決まります。

1. 何を載せるか（講演の録画、配布資料、会員へのお知らせ、会員名簿など）
2. 外に出たら困る度合い（出ても大きな問題にならない／会員以外には見せたくない／個人情報を含む）
3. 名簿がどこにあるか（Excel、スプレッドシート、既製のサービスなど）

おおまかな目安は次のとおりです。

• 配布資料やお知らせが中心で、外に出ても大きな問題にならない → 共通パスワードで足りることが多い
• 講義動画など、会員以外には見せたくない → 会員ごとのログイン（ひとりずつ入る仕組み）が向いている
• 入会・会費・会員ページをまとめて管理したい → 既製の会員管理サービスが合う場合が多い
• 今の名簿を変えずに、退会・未納の方を自動で外したい → 名簿とつなぐ仕組みを作る

会員限定ページの作り方は4つ

1. 共通パスワードのページ

ページに入るときに、全員共通のパスワードを入れてもらう方法です。多くのホームページ作成ツールに、ページごとにパスワードをかける機能があります。サーバーの設定で、ブラウザにパスワード入力の画面を出す方法（ベーシック認証と呼ばれます）もあります。

すぐに始められるのが良いところです。一方で、誰が見たかはわかりません。退会された方もパスワードを知ったままになります。年度の切り替えなどに合わせてパスワードを変え、会員の方へ配り直す作業が毎回発生します。

2. 会員ごとのログイン

会員の方ひとりずつに、入るための情報（IDとパスワード、メールで届くログイン用のリンクなど）を用意する方法です。誰が入ったかがわかり、退会された方だけを止めることもできます。

ただし、入会・退会・会費の未納があるたびに、名簿とログインの登録の両方を直す必要があります。この「二重の管理」がずれると、退会された方が見られたままになったり、入会したばかりの方が入れなかったりします。パスワードを忘れた方への対応も、事務局の仕事として見込んでおきます。

3. 既製の会員管理サービス

入会の受付、会費の決済、会員ページなどを、まとめて扱えるサービスを使う方法です。画面から操作でき、機能が最初からそろっているのが良いところです。

一般に、名簿をサービスの形に合わせて移す必要があります。今の名簿の項目や、事務局の決まった流れがサービスに合うかを、試用などで確かめてから選ぶと安心です。サービスに合う団体なら、自分たちで仕組みを作るより手間が少ないことも多く、River Techでも、その方が合う場合は正直にそちらをおすすめしています。

4. 今の名簿とつなぐ仕組みをつくる

今お使いのExcelやスプレッドシートの名簿をそのまま正本（いちばん正しい元の表）にして、そこから会員ページを見られる人が決まるようにする方法です。名簿で退会や未納の印がついた方は、自動で見られなくなる、という形にできます。

最初に設計と制作が必要ですが、そのあとの事務局の作業は「名簿を直すこと」だけにまとめられます。名簿と会員ページを二重に管理しなくてよいのが、いちばんの違いです。River Techでは、データは団体様のアカウントに残し、契約が終わってもそのまま使える形にしています。

いちばん大事なのは「名簿」と「見られる人」をそろえること

会員ページでよく起きる困りごとは、作り方よりも、名簿とのずれから生まれます。どの方法を選ぶ場合も、次の点を決めておくと運用が安定します。

• 正本の名簿は1つだけにする。 名簿がExcelと会員ページの両方にあると、どちらが正しいかわからなくなります
• 入会したら、いつから見られるか。 申込のときか、会費の入金を確かめたあとか
• 退会したら、いつ見られなくなるか。 退会の届けの日か、年度末か
• 未納の方をどう扱うか。 すぐ止めるのか、一定の期間は見られるようにしておくのか
• 誰が名簿を直すか。 担当の方が代わっても続けられるよう、手順を残す

共通パスワードや会員ごとのログインでは、これらを毎回手作業で反映することになります。名簿とつなぐ仕組みでは、名簿の印をもとに自動で反映できます。

個人情報で気をつけたいこと

会員の方の氏名や連絡先は個人情報にあたります。会員ページを作るときは、次の点を確かめておきましょう。

• [ ] 生年月日・住所・電話番号などを、ホームページに出していない
• [ ] 会員一覧に載せる項目を決め、会員の方に掲載してよいか確かめている
• [ ] 名簿の表を共有している相手を、事務局の方だけに絞っている
• [ ] 表の共有設定が「リンクを知っている全員」のままになっていない
• [ ] サイト全体が暗号化された通信（アドレスが「https」で始まる）になっている
• [ ] 検索結果に出さない設定だけで、守ったつもりになっていない（検索に出なくても、URLを知っていれば開けます）
• [ ] 動画サービスの「限定公開」だけに頼っていない（URLを知っている人なら見られる場合があります）

扱いの決まり（何のために使うか、誰が見られるかなど）は、団体の規程や関係する法令によって変わります。判断に迷う場合は、専門家への確認をおすすめします。

作る前に決めておくこと（順番）

1. 会員ページに載せるものを書き出す。 動画、資料、お知らせ、会員一覧など
2. それぞれを「公開」「会員だけ」「事務局だけ」に分ける。 会員一覧を公開ページに置くのか、会員ページに置くのかもここで決めます
3. 正本の名簿を決める。 今の名簿の項目（会員番号、氏名、メール、会費の状況、退会日など）を確かめます
4. 入会・退会・未納のときの扱いを決める。 上の「そろえること」の項目です
5. 誰が、どの画面で、何を直すかを決める。 パソコンが得意でない方でも回せる形かを考えます
6. 作り方を選ぶ。 ここまで決まれば、4つのどれが合うかは自然に絞られます

River Techの事例

River Techが制作した会員まわりのサイトには、次のようなものがあります。

• JIP 公式ホームページ：歯科医師の会員制医療教育団体の公式ホームページです。名簿のスプレッドシートから、会員一覧（約250名）をサイトへ自動で反映しています。会員だけが見られる講義動画のページと、申込フォーム（申込者への自動返信と、事務局へのお知らせ）も備えています
• CSAC Doctors Club：医師が集まる会員制の学術コミュニティのサイトです。入会、ログイン、ウェビナー・動画講義までを、ひとつの流れにしています
• 研究会サイトのデモ：River Techが提案用に作った、架空の研究会のデモサイトです。講演の録画・配布資料・会員へのお知らせを並べた、会員ページの見本を見られます（団体と内容はすべて架空です）

公式サイトから入会、ログイン、会員限定の動画や資料までの流れは会員制サイト・動画配信で、名簿と会員ページをつなぐ考え方は学会・研究会の事務局の仕組みづくりでご紹介しています。

迷ったら、今の手間を書き出すところから

会員ページは、作ったあとに名簿とそろえ続ける作業の方が長く続きます。どの方法が合うかは、会員の人数よりも「名簿がどこにあり、誰が直しているか」で決まることが多いです。全部を一度に整える必要はありません。いちばん困っている作業から、ひとつずつ整えていくのがおすすめです。

よくある質問

Q1会員限定ページは、共通のパスワードだけでも大丈夫ですか？

載せるものが講演の案内や配布資料など、外に出ても大きな問題にならない内容なら、共通パスワードで足りることも多いです。退会された方がパスワードを知ったままになるため、定期的にパスワードを変え、会員の方の個人情報は載せない運用をおすすめします。

Q2既製の会員管理サービスと、仕組みを作るのとでは、どちらが良いですか？

入会から会費、会員ページまでを1つのサービスにまとめられ、今の名簿の移しかえに無理がなければ、既製サービスが合う場合が多いです。今のExcelやスプレッドシートの名簿を続けて使いたい場合は、名簿とつなぐ仕組みを作る方が手間が少なくなることがあります。

Q3会員一覧をホームページに載せるとき、気をつけることはありますか？

載せる項目（氏名・所属など）を決め、会員の方に掲載してよいか確かめておくことが大切です。生年月日や住所、電話番号などは載せないのが基本です。会員だけに見せたい情報は、公開のページではなく会員ページに置きます。

Q4講義動画を会員だけに見せるには、どうすればよいですか？

動画を会員ページの中に置き、ページに入れる人を会員に限ることが基本です。動画サービスの「限定公開」は、URLを知っている人なら誰でも見られる場合があるため、それだけに頼らないようにします。