( For societies )学会・研究会・協会の事務局の方へ

学会・研究会の事務局を、
1つの仕組みに。

ホームページ・会員ページ・動画配信・申込受付・会費・名簿を、今のやり方を活かしてつなぎます。

事務局の手間は、 ツールの“すき間”にあります

名簿はExcel、振込は銀行、連絡はメール、ホームページは業者さん。1つひとつは、ちゃんと使えています。
大変なのは、その「間」をつなぐ作業です。書き写す、見比べる、宛先を抜き出す、業者さんに頼む。

つなぎ目 いまの手間 仕組みにすると
申込メール名簿 書き写し

申込が届くと、名簿に自動で追加されます。
振込名簿 通帳と照合

入金があると、名簿に「支払い済み」が自動でつきます。未納の方の一覧も、自動でできあがります。
名簿案内メール 宛先の抜き出し

宛先を抜き出さなくても、更新のご案内や未納のご連絡が自動でメールで届きます。
名簿ホームページ 業者へ依頼して待つ

名簿を直すだけで、会員一覧やお知らせが更新されます。退会された方は、自動で外れます。
名簿会員ページ パスワードの配り直し

名簿をもとに、会員限定ページを見られる人が決まります。退会・未納の方は、自動で見られなくなります。

事務局のために、 こんなものをつくります

ここにあるものを、全部入れる必要はありません。いちばん困っている作業から、ひとつずつ始めます。

  • 会員限定の動画・資料配信

    講義動画や資料を、会員の方だけに届けます。

    退会・未納の方は、自動で見られなくなります。

    会員制サイト・動画配信について

  • 学術集会・研修会の申込・演題登録・参加費の決済

    受付から決済までを、ひとつの流れに。申込者への自動返信と、事務局へのお知らせも組み込めます。

  • 名簿から更新されるホームページ

    名簿を直すだけで、会員一覧やお知らせが更新されます。退会された方は自動で外れます。

    実績：JIP

  • 会費のカード決済・入金確認・未納一覧

    カード決済や月額・年額の自動引き落とし、入金の確認、未納の方の一覧まで。名簿に「支払い済み」が自動でつきます。

  • LINEでの案内・申込・リマインド

    River Techが開発した、医院・店舗向けのLINE予約・顧客管理システム「カルテア」の仕組みを使います。

    カルテアについて

  • AIで事務作業を楽に

    導入するもの（ツールや仕組み）は、業務によってさまざまです。いちばん困っている作業から、使えるようになるまで伴走します。

    AI導入支援・業務の自動化について

すでに動いている仕組みと、 提案用のデモ

医療系・歯科系の団体の方は、医療系の学会・研究会の方へもご覧ください。実際の画面は、実績ページでご覧いただけます。カルテアと書類の自動化は、画面を公開していないため、文章でご紹介します。

  • No. 03 / 09

    JIP 公式ホームページ

    歯科医師の会員制医療教育団体の公式ホームページ。名簿のスプレッドシートから会員一覧（約250名）を自動で反映し、会員限定の講義動画ページと申込フォームを備えています。

  • No. 02 / 09

    CSAC Doctors Club

    医師が集まる会員制の学術コミュニティのサイト。入会、ログイン、ウェビナー・動画講義までをひとつの流れにしています。

  • No. 09 / 09

    研究会サイトのデモ

    • 提案用デモ・架空の団体

    River Techが提案用につくった、研究会の公式サイトのデモ。会員ページの見本も見られます。団体と内容は、すべて架空です。

画面を公開していない仕組み

いちばん困っている作業から、 ひとつずつ進めます

  1. 棚卸し診断

    いまの事務作業を聞き取り、「手間の地図」を1枚お渡しします。

    • 15,000円（税込）
    • オンライン45分
    • 手間の地図 1枚

  2. 設計

    どこから仕組みにするかを決め、計画とお見積りをまとめます。

    • 計画
    • お見積り

  3. 仕組みづくり

    いちばん困っている作業から、1つずつつくります。

    • 1つずつ

  4. 使えるまで伴走

    画面つきのマニュアルをお渡しし、使えるようになるまで伴走します。使いにくいところは、その都度直します。

    • 画面つきのマニュアル
    • 定例での振り返り

大切にしていること

  • 今の名簿・やり方を活かす

    今お使いの表やサービスを、できるだけそのまま活かします。

  • 既製サービスが合う場合は、正直におすすめする

    その方が合う場合は、そちらをおすすめし、導入をお手伝いします。

  • データと仕組みは、団体に残る

    データはすべて、団体様のアカウントに残ります。契約が終わっても、そのままお使いいただけます。

  • パートさんでも回せる

    触っていただくのは、今お使いのような表です。入力する場所には色をつけ、画面つきのマニュアルをお渡しします。

よくある質問

パソコンが苦手でも、使いこなせますか？

触っていただくのは、今お使いのような表だけです。入力する場所には色をつけ、画面つきのマニュアルもお渡しします。パートさんでも回せる形を目指します。使いにくいところは、その都度直します。

今の名簿ややり方を、変えたくありません。

今お使いのExcel・スプレッドシートを、そのまま活かします。新しいシステムへの乗り換えは、お願いしません。

会員の個人情報は、大丈夫ですか？

生年月日などはホームページに出さず、表の共有も事務局の方だけに絞ります。データはすべて、団体様のアカウントに残ります。契約が終わっても、そのままお使いいただけます。

既製の会員管理サービスの方が良いのでは？

その方が合う場合は、正直にそちらをおすすめし、導入をお手伝いします。無料のツールで足りる場合も、そのようにお伝えします。

小さな研究会でも、頼めますか？

はい、ご相談ください。全部を一度に入れる必要はなく、いちばん困っている作業から、ひとつずつ始めます。事務局が少人数（パートさんや兼務の方を含む）でも回せる形を目指します。

まず何から相談すればよいですか？

まずは、棚卸し診断（オンライン45分・15,000円（税込））をご利用ください。今の事務作業を聞き取り、「手間の地図」を1枚お渡しします。「うちの場合はどうだろう？」という段階でも大丈夫です。ホームページだけを見直したい場合は、改善案を1枚にまとめてお渡しします。

事務局の実務をまとめたコラム

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まずは、いまの手間を 1枚の地図に。

「うちの場合はどうだろう？」という段階でも大丈夫です。下のどちらかから、お送りください。

フォームのほか、メール・お電話でもご相談いただけます。