名古屋で会員制サイトの制作を頼む前に｜学会・研究会の会社選び

結論：近さより「事務局の運用まで合うか」で選ぶ

会員制サイトは、公開して終わりではありません。入会があれば会員を増やし、退会や会費の未納があれば見られないようにし、新しい動画や資料を載せる。こうした作業が、公開したあとも毎月のように続きます。

そのため、制作会社を選ぶときは、次の4つを確かめるのがおすすめです。

1. 打ち合わせの形が、事務局の都合に合うか
2. 事務局の運用（名簿・会費・案内）まで見てくれるか
3. 近い種類の実績があるか
4. 公開後の窓口が決まっているか

「名古屋の会社かどうか」は、この4つのうち1つ目に少し関わるだけです。地元の会社でも、オンライン中心の会社でも、4つがそろっていれば安心して任せられます。

地元の会社と、オンライン中心の会社の違い

一般に、地元の会社とオンライン中心の会社には、次のような違いがあると言われます。どちらが良い・悪いではなく、団体の事情に合うかどうかで考えてください。

最近は、学会や研究会の打ち合わせそのものを、オンラインで行うことも珍しくありません。理事会が年に数回しか集まらない団体や、事務局が兼務の方だけで回している団体では、オンラインの方がかえって進めやすいこともあります。

一方で、「最初の顔合わせだけは会って話したい」「理事長に直接説明してほしい」という希望がある場合は、相談の最初にそう伝えておくと、あとで行き違いが起きにくくなります。

会員制サイトの制作会社を選ぶ4つの確認点

1. 打ち合わせの形が、事務局の都合に合うか

対面かオンラインかに加えて、「連絡はメールか電話か」「平日の日中しか動けないか」など、事務局の働き方に合わせてもらえるかを確かめます。事務局がパートの方や兼務の方だけの場合は、特に大切です。

2. 事務局の運用まで見てくれるか

会員制サイトの手間は、ログインの仕組み（認証）そのものより、その周りで起きがちです。たとえば、次のような作業です。

• 申込メールを見て、名簿に書き写す
• 通帳と名簿を見比べて、会費の入金を確かめる
• 退会した方や未納の方に、パスワードを配り直す
• 名簿が変わるたびに、ホームページの会員一覧を業者に直してもらう

見た目のデザインだけでなく、こうした「すき間」の作業をどう減らすかまで一緒に考えてくれるかを、最初の相談で聞いてみてください。今の名簿（Excelやスプレッドシート）をそのまま活かせるかどうかも、確かめておきたい点です。

3. 近い種類の実績があるか

実績の数よりも、「種類」が近いかを見ます。会員制サイトと一口に言っても、会員一覧を載せるもの、講義動画を配信するもの、入会の申込みと決済を受けるものなど、中身はさまざまです。自分たちの団体がやりたいことに近い実績があるか、実際の画面を見せてもらえるかを確かめましょう。

4. 公開後の窓口が決まっているか

公開したあとに「ログインできない会員がいる」「動画を差し替えたい」といった連絡を、だれに、どうやって伝えればよいのかを決めておきます。あわせて、名簿などのデータがどこに保存され、契約が終わったあとも団体の手元に残るのかも、聞いておくと安心です。

最初の相談で聞いておきたい質問

制作会社との最初の相談で、次の質問をしておくと、合うかどうかを判断しやすくなります。

1. 今の名簿（Excelやスプレッドシート）は、そのまま使えますか？
2. 入会・退会・会費の未納があったとき、会員ページを見られる人はどう切り替わりますか？
3. 事務局で触る画面はどこですか？　マニュアルはありますか？
4. 近い種類の実績の画面を見せてもらえますか？
5. 公開後に困ったとき、どこに連絡すればよいですか？
6. 名簿などのデータは、どこに保存されますか？　契約が終わったらどうなりますか？
7. 既製の会員管理サービスで足りる場合は、そう教えてもらえますか？

最後の質問は意外に大切です。団体の規模や目的によっては、一からつくるより、すでにある会員管理サービスの方が合うこともあります。そうした場合に正直に教えてくれるかどうかは、相談相手を選ぶひとつの目安になります。

会員制サイトづくりの進め方（River Techの場合）

進め方は会社によって違いますが、参考として、River Techが学会・研究会の事務局向けに公開している進め方を紹介します。くわしくは「学会・研究会の事務局の方へ」のページにまとめています。

ポイントは、全部を一度に入れないことです。会員ページ、動画配信、申込受付、会費の決済、名簿との連動を、最初からすべてそろえる必要はありません。いちばん困っている作業から始め、使えるようになってから次へ進みます。業務の自動化やAIを使う部分も、「整理する → 小さく試す → 伴走する」の順で、少しずつ進めています（AI導入支援・業務の自動化）。

公開する会員制サイトの形としては、「公式サイトで知る → 入会する → ログインする → 会員限定の動画や資料で学ぶ」という流れを、ひとつながりでつくります。くわしくは「会員制サイト・動画配信」をご覧ください。

はじめる前に、事務局で用意しておくとよいもの

相談の前に、次のものを手元にそろえておくと、話が早く進みます。きれいにまとめる必要はありません。

• 今の名簿の管理方法（Excel、スプレッドシート、紙など）
• 会員だけに見せたいもの（講義動画、資料、お知らせなど）
• 時間がかかっている作業や、くり返している作業のメモ
• 事務局で作業をする人の人数と、使える時間
• 公開したい時期の目安（学術集会の前など、決まっていれば）
• 会員の個人情報の扱いについて、団体で決めていること

River Techについて

River Tech合同会社は、愛知県名古屋市昭和区にあるWebの会社です。ホームページ制作、会員制サイト・動画配信、AI導入支援・業務の自動化、LINE予約・顧客管理システム「カルテア」などを手がけています（私たちについて）。

会員制サイトに近い実績には、次のものがあります。

• JIP 公式ホームページ：歯科医師の会員制医療教育団体の公式ホームページ。名簿のスプレッドシートから会員一覧（約250名）を自動で反映し、会員だけが見られる講義動画のページと申込フォームを備えています
• CSAC Doctors Club：医師が集まる会員制の学術コミュニティのサイト。入会、ログイン、ウェビナー・動画講義までをひとつの流れにしています
• 研究会サイトのデモ：提案用につくった、研究会の公式サイトのデモです。会員ページの見本も見られます（団体と内容はすべて架空です）

River Techでは、今お使いの名簿ややり方をできるだけそのまま活かすこと、既製のサービスの方が合う場合は正直におすすめすること、データと仕組みは団体のアカウントに残ることを大切にしています。名古屋・愛知の団体の方も、ほかの地域の団体の方も、「うちの場合はどうだろう？」という段階からご相談いただけます。

よくある質問

Q1名古屋の団体なら、名古屋の制作会社に頼んだ方がよいですか？

地元であることは安心材料のひとつですが、それだけで決める必要はありません。打ち合わせはオンラインで進めることも多く、事務局の運用まで見てくれるか、近い種類の実績があるか、公開後の窓口が決まっているかの方が、使い続けるうえでは大きな違いになります。

Q2会員制サイトの制作会社には、最初に何を伝えればよいですか？

会員の人数のおおよその規模、今の名簿の管理方法（Excelなど）、会員だけに見せたいもの（動画・資料・お知らせなど）、事務局で作業をする人の人数を伝えると、話が早く進みます。きれいにまとめる必要はなく、箇条書きのメモで十分です。

Q3パソコンが得意な人が事務局にいなくても、会員制サイトを運用できますか？

多くの場合、運用のしかたは作り方で変わります。River Techでは、触っていただくのを今お使いのような表にとどめ、入力する場所に色をつけ、画面つきのマニュアルをお渡しする形を目指しています。使いにくいところは、その都度直します。

Q4River Techへの相談は、何から始めればよいですか？

学会・研究会の事務局の方には、棚卸し診断（オンライン45分・15,000円（税込））をご用意しています。今の事務作業を聞き取り、「手間の地図」を1枚お渡しします。会員制サイトそのものの相談は、お問い合わせフォームのほか、メール・お電話でも受け付けています。