学会・研究会の事務局のためのコラム
学会・研究会・協会の事務局の方に向けて、会員管理・会費・名簿・ホームページの実務をまとめています。今のやり方を活かしたまま、手間を1つずつ減らすための考え方と手順です。
このテーマのご案内：学会・研究会の事務局の方へ（事務局の仕組みづくり）
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学会のホームページ制作会社の選び方｜公開後の運用で差がつく8つの質問
学会・研究会のホームページ制作会社の選び方を、公開後の運用で差がつく8つの質問にまとめました。名簿の共有範囲、パスワードの受け渡し、旧URLの転送、メールの送信元、年度替わり、契約後のデータまで、よい答えの例と注意したい答え、比べ方の表つきです。
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学会事務局の引き継ぎチェックリスト｜事務局移転・役員交代で渡すもの
学会・研究会の事務局を移転するとき、役員や世話人が交代するときに引き継ぐものを、名簿・会費の口座と決済・事務局メール・ドメインの名義・旧サイト・会員ページのパスワード・問い合わせ先・年間の仕事まで、印刷して使える表つきでまとめました。
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学会の会員管理システムの選び方｜「誰が会員か」の正本を先に決める
学会・研究会の会員管理システムを選ぶ前に決めたいのは、「誰が会員か」を決める正本です。退会・休会・未納の表し方、会員一覧と配信先の分け方、列の担当の決め方と、既製サービス・今の表を活かす形・個別に作る形の判断表、業者への質問をまとめました。
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学会の会員への郵送を名簿から｜宛名ラベル・宅配便の伝票・発送漏れ確認
学会誌・会員証・学術集会の案内を会員へ郵送するとき、名簿から宛名ラベルを差し込み印刷で作り、宅配便の伝票ソフトへ取り込み、発送漏れと二重送りを防ぐ手順をまとめました。住所の表記ゆれ、戻ってきた郵便、個人情報の扱いも解説します。
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学会の年会費の入金確認｜カード決済と名簿が合わない5つの原因
学会・研究会の年会費をカード決済にしても、入金確認で名簿と合わないことがあります。決済のメールと名簿のメールの違い、代理決済、改姓・表記ゆれ、二重払い・二重契約、月額決済の失敗による自動解約の5つについて、見つけ方と事務局で決めておくルールをまとめました。
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学会・研究会のホームページをリニューアルする前のチェックリスト11項目
学会・研究会のホームページが古い、更新が止まっている。そんなときにリニューアル前に確かめたい11項目を、スマホ対応・https・入会の導線・過去の大会の残し方・ドメインの名義・旧URLの転送・更新の担当まで、事務局の目線でまとめました。
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研究会・学会のホームページ費用は何で決まる？見積もりの読み方と比べ方
研究会・学会のホームページ費用は、ページ数よりも原稿の用意、会員ページや決済の有無、公開後の更新のしかたで変わります。費用が決まる要素、隠れた費用、見積もりの比べ方と制作会社への質問を、比較表つきでまとめました。
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学会・研究会の講演録画を会員限定でオンデマンド配信する方法
学会・研究会の講演録画を会員限定で配信する方法を、YouTube限定公開・動画サービスの非公開設定・ウェビナーの録画・会員ページへの埋め込みで比べます。講演者の同意、医療系の注意点、開催後の事務局チェックリストもまとめました。
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学会・研究会の入会申込と会費・参加費をオンラインで受け付ける方法
学会・研究会の入会のオンライン申込と、年会費・参加費のクレジットカード決済の始め方を、事務局の方向けにまとめました。振込のままの方法、決済リンク、サイト内の決済の3つを比べ、入金確認・領収書・未納の変わり方や、決めておくこと、注意点、小さく始める手順を紹介します。
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学会事務局の効率化｜名簿と会費管理はスプレッドシートのままで
学会・研究会の事務局の効率化は、今の会員名簿のスプレッドシートやExcelを活かしたまま進められます。二重入力・入金照合・問い合わせ対応を減らす手順と、共有や個人情報の注意点、既製の会員管理サービスが合う場合をまとめました。
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学会・研究会のホームページに会員限定ページを作る方法と選び方
学会・研究会の会員ページの作り方を、共通パスワード・会員ごとのログイン・既製サービス・名簿と連動する仕組みの4つで比べます。名簿との合わせ方、個人情報の注意点、作る前に最初に決めておくことも、学会・研究会の事務局の方向けにまとめました。
学会・研究会の事務局の方へ
今のやり方を活かして、事務局の手間をひとつずつ減らします。
ホームページ・会員ページ・動画配信・申込受付・会費・名簿まで、今お使いの表を活かしてつなぎます。まずは棚卸し診断（オンライン45分・15,000円（税込））で、今の事務作業を「手間の地図」1枚にまとめてお渡しします。