学会の過去の大会・抄録をホームページに残すには｜特設ページを散らばらせない

結論：大会の記録は、本体サイトの「開催一覧」に積み上げる

先に結論をまとめます。

1. 本体サイトに「開催一覧」のページを1つ作る。今年の大会も過去の大会も、ここからたどれるようにする
2. 1回の大会ごとに1ページ。毎年同じ項目（日程・会場・テーマ・プログラム・抄録の扱い・写真・開催報告）でそろえる
3. 参加登録や演題登録だけを外部のサービスに任せる。大会の案内そのものは本体サイトに置く
4. URLのルールを決める。毎年新しいページを作り、前の年のページを上書きしない
5. 古い特設サイトは、保存してから転送する。いきなり閉じない
6. 抄録の公開範囲は、規程と著者の了解で決める

過去の大会の残し方は、リニューアル前のチェックリストでも項目の1つとして触れています。この記事では、そこを一歩深く掘り下げます。

年ごとの特設ページで起きやすいこと

公開されている学会・研究会のホームページを見て回ると、学術集会や例会のたびに、別のドメインや、無料のサイト作成サービス、イベント告知のサービスにページを立てている例がよく見られます。その年の大会長の教室が準備するので、作りやすい場所に作る。それ自体は自然なことです。

ただ、これが何年も続くと、次のようなことが起きやすくなります。

学会にとって、過去の大会のテーマや演題、講演者は、会の歩みそのものです。新しく入会を考えている方や、講演を依頼される先生が「どんな会か」を知る手がかりにもなります。散らばって消えてしまうのは、もったいないことです。

本体サイトに「開催一覧」のページを作る

まず、本体のホームページに「学術集会」「例会・研修会」などの名前で、開催一覧のページを1つ作ります。今年の大会と過去の大会を、同じ一覧に新しい順に並べます。

一覧の行をクリックすると、その回のページに移る形にします。「参加受付中」「開催報告」のような状態を付けておくと、今年の案内を探している方と、過去の記録を探している方のどちらにも見やすくなります。River Techが提案用に作った研究会サイトのデモ（架空の団体）でも、開催プログラムの一覧を「受付中」「開催報告」で絞り込める形にしています。

トップページには「次回の学術集会」へのリンクを1つ置き、そこから開催一覧へも行けるようにしておくと、迷う方が減ります。

1回の大会ごとに残すもの

1回ごとのページは、毎年同じ項目でそろえます。開催の前と後で、載せる中身が変わります。

見落としやすいのは、最後の問い合わせ先です。大会の期間中は担当の教室が窓口になりますが、終わったあとも教室の連絡先が残っていると、何年もあとに問い合わせが届いてしまいます。開催が終わったら、事務局の連絡先に書き換えておきましょう。

大会の担当の方に渡す「提出物の表」

大会の担当は毎年替わるので、事務局から「大会が終わったら、これを送ってください」という表を渡しておくと、記録がそろいます。

• プログラムの確定版（PDF）
• 抄録集、または抄録の公開範囲について決めたこと
• 写真（掲載してよいものだけを選んで）
• 開催報告の文章（数行で十分です）
• 参加登録に使ったサービスから保存したもの（事務局で保管するもの）
• 提出の期限（例：閉会から1か月以内）

参加登録・演題登録を外部のサービスで受け付けるとき

参加登録や演題登録、参加費の支払いは、外部のサービスを使うと便利です。その場合も、大会の案内そのものは本体サイトに置き、登録の入口だけを外部へつなぐのがおすすめです。

1. 本体サイトの大会ページに、受付期間と「登録は外部のページで行います」という一文を書く
2. 登録のボタンから、外部サービスの登録ページへつなぐ
3. 締め切ったら、ボタンを外して「受付は終了しました」に書き換える
4. 事務局で必要な記録（参加者の一覧、領収の記録など）を、外部サービスから保存する
5. 大会ページは開催報告のページに切り替えて、そのまま残す

こうしておくと、外部サービスの使い方が年によって変わっても、大会の記録は本体サイトに残り続けます。外部サービスのアカウントが大会長の教室の名義になっていることも多いので、保存までを大会の締めくくりの作業に入れておくと安心です。会費や参加費の受け付け方そのものは、入会申込と会費・参加費をオンラインで受け付ける方法で比べています。

URLのルールを決める

URL（ページの住所）は、最初にルールを決めておくと、毎年迷いません。

• 開催一覧：/meetings/ のように1つに決める
• 1回ごとのページ：/meetings/2026/ のように年を入れる（同じ年に複数回あるなら /meetings/2026-spring/ など）。回数で付ける場合も、どちらかに統一する
• PDFのファイル名：2026-program.pdf のように年と中身がわかる名前にする

よくある失敗は、「大会のご案内」という1つのページを、毎年上書きしてしまうことです。前の年の案内が消え、去年の大会を載せた論文やスライドのリンクが、今年の大会の案内を指すことになります。毎年新しいページを作り、前の年のページは開催報告として残す、と覚えておいてください。

古い特設サイト・ドメインの扱い

すでに過去の大会が別のサイトに散らばっている場合は、次の順で整理します。

1. 一覧を作る：過去の特設サイトのURL、使っているサービス、ドメインの名義と更新日を書き出す
2. 保存する：プログラム、抄録、写真、案内文を、消える前に事務局で保存する
3. 本体サイトに移す：保存したものから、開催一覧の各回のページを作る
4. 転送する：自分たちで設定できるドメインなら、古いURLから本体サイトの該当する回のページへ転送（301リダイレクト。古い住所に来た人を新しい住所へ自動で案内する設定）をかける
5. 閉じる・手放すかを決める：転送の様子を見て、検索の結果が本体サイトに切り替わってから判断する

ドメインを手放すと、他の人が取得できるようになります。古いスライドや論文に載ったURLから、会と関係のないページに飛ぶおそれもあるため、手放す時期は慎重に決めてください。

抄録の公開範囲と著者の了解

抄録や写真は、「どこまで公開してよいか」を先に決めておく必要があります。考え方の一例です。

抄録の著作権が誰にあるか、どこまで公開できるかは、投稿規定や会の規程によって異なります。ここは断定できないところなので、今の投稿規定に公開範囲が書かれているかをまず確かめ、書かれていなければ、理事会や顧問の方と相談して決めてください。決めたことは、演題を登録する画面や投稿規定に書き、登録の時点で著者の方の了解を取っておくと、後から「公開をやめてほしい」と言われたときにも落ち着いて対応できます。

医療系の会では、抄録や写真に症例の画像や患者さんがわかる情報が入っていないかも確かめます。個人情報の扱いは、厚生労働省などのガイダンスや会の顧問の方にご確認ください。気をつける点は医療系の学会・研究会のホームページの注意点にまとめています。会場の写真は、撮影していることを当日に案内しておくと、掲載の判断がしやすくなります。

自分の会で確かめる3つの質問

1. 3年前の大会のプログラムを、本体のホームページから3回のクリック以内で開けますか？
2. 過去の大会の特設サイトのドメインは、誰の名義で、いつ更新ですか？
3. 抄録をどこまで公開するか、投稿規定に書いてありますか？

ひとつでも「わからない」があれば、そこが最初に手をつけるところです。

散らばった大会ページを1枚の改善案に

「どこに何があるか、もう把握しきれていない」という場合は、River Techの学会・研究会の事務局向けのご案内から、ホームページの改善案をご相談ください。今の本体サイトと、年ごとの大会ページの散らばり具合を見て、開催一覧にどう集めるか、どの古いURLをどこへ転送するかを1枚にまとめてお渡しします。大会の準備や会費の受付など、事務局の作業全体を見直したい場合は、「棚卸し診断」（オンライン45分・15,000円（税込）・「手間の地図」1枚）もご利用いただけます。今お使いの参加登録のサービスや名簿は、できるだけそのまま活かす前提です。