研究会のホームページを無料ツールで作るときの注意点｜制作会社に頼む目安

結論：小さな研究会は、まず無料ツールで始めてよい

先に結論です。

1. 会の紹介・例会の案内・問い合わせ先が載っていれば、最初は無料ツールで十分なことが多いです
2. ただし、アカウントの名義・ドメイン（ホームページの住所）・更新する人の3つは、作る前に決めておきます。ここを決めずに始めると、担当が替わったときに困ります
3. 会員限定のページ、名簿との連動、会費の受け付けが必要になったら、ツールの限界が見えてくる頃です。そこで制作会社や既製の会員管理サービスを検討すれば十分です

無料かどうかよりも、「誰が、何年先まで、どの作業を続けるか」で選ぶのが失敗しにくい考え方です。

無料・低価格で使えるツールは大きく3種類

研究会のホームページに使われることが多いツールを、種類ごとにまとめました。どのツールも、機能や料金、規約は変わることがあります。使う前に、各サービスの最新の案内を確かめてください。

どれも一般に、専門の知識がなくても始められるように作られています。迷ったら、事務局の方がふだん使っている道具に近いもの（Googleのアカウントを使っているならGoogleサイト、など）を選ぶと続けやすくなります。

無料ツールが得意なこと

無料ツールは、次のような「情報を載せて見てもらう」ことは得意です。

• 会の紹介：設立の趣旨、代表・世話人、活動内容、事務局の連絡先
• 例会・研修会の案内：日程、会場、対象、申込方法。チラシのPDFを置くこともできます
• 開催報告：写真と短い文章で、活動が続いていることを伝えられます
• 申込の受付：Googleフォームなどのフォームを埋め込めば、申込が一覧表にたまります
• スマホでの表示：多くのツールは、スマホで見やすい形に自動で調整してくれます

会員以外の人（入会を考えている方、講師をお願いしたい方、会場の担当者など）に会のことを伝える、という目的なら、これで足りる会は少なくありません。

無料ツールで限界が来やすい6つの点

一方で、次の6つは、無料ツールでは手間が増えたり、あとで困ったりしやすいところです。

1. 独自ドメイン

独自ドメインとは、会専用のホームページの住所（例：「〇〇-kenkyukai.jp」のようなもの）です。無料のプランでは、サービスの名前が入った住所になることが多く、独自ドメインは有料のプランだけ、という場合があります。

住所がサービスの名前のままだと、ツールを替えたときに住所も変わります。名刺やチラシ、他の団体からのリンクが古い住所のまま残ってしまいます。長く続ける会なら、早めに独自ドメインを会として取っておくと安心です。

2. 会員限定のページ

ツールによっては、見られる人を限る設定や、ページにパスワードをかける機能があります。ただし多くの場合、会員を足したり外したりするのは手作業です。共通のパスワードにすると、退会した方も知ったままになります。会員限定ページの作り方と選び方は「学会・研究会のホームページに会員限定ページを作る方法と選び方」でくわしく比べています。

3. 名簿との連動

ホームページに会員一覧を載せていると、入会・退会のたびに名簿とホームページの両方を直すことになります。無料ツールには、名簿の表から一覧を自動で作るような機能は、一般にありません。どちらかを直し忘れると、退会した方が一覧に残ってしまいます。

4. 会費・参加費の受け付け（決済）

無料ツールの多くは、カードでの支払いを直接受け付ける機能を持っていません。振込の案内を載せる、外部の決済サービスへのリンクを置く、という形になります。その場合も、入金と名簿の突き合わせは事務局の手作業として残ります。

5. 引き継ぎ

いちばん多いつまずきは、世話人や事務の担当の方の個人のアカウントで作ってしまうことです。担当が替わったときにログインできず、作り直すしかなくなることがあります。更新の引き継ぎについては「ホームページを自分で更新し続けるには｜担当者が替わっても回る仕組み」も参考にしてください。

6. 広告やサービスのロゴの表示

無料のプランでは、ページの上や下に、サービスの広告やロゴが表示されることがあります。どんな広告が出るかを会の側で選べないことも多く、医療系の研究会などでは、会の内容と関係のない広告が並ぶのを気にされる方もいます。広告の有無はプランによって変わるので、公開前に実際の画面で確かめてください。

無料ツールで足りる会／相談した方がよい会

目安を表にまとめました。どちらか一方に当てはまらなくても、いちばん困っている作業がどちらの列にあるかで考えてみてください。

右の列が多い場合でも、ホームページを丸ごと作り直す必要があるとは限りません。困っている作業が「名簿と会費の突き合わせ」だけなら、そこだけを整えれば足りることもあります。作り直す場合に費用がどう決まるかは「研究会・学会のホームページ費用は何で決まる？見積もりの読み方と比べ方」にまとめています。

自分で作るときの準備チェックリスト

無料ツールで作ると決めたら、作り始める前に次のことを決めておきます。あとから直すのが大変なものほど、上に並べています。

• [ ] アカウントの名義を会にする：事務局用のメールアドレスとアカウントを会として作り、個人のアカウントでは作らない
• [ ] 管理できる人を2人以上にする：代表と事務局など、少なくとも2人がログインできる状態にする
• [ ] パスワードの保管場所を決める：マニュアルやメールにパスワードを書かず、会で決めた場所に保管する。担当が替わったら変更する
• [ ] ドメインを決める：独自ドメインを使うなら、会の名義・事務局の連絡先で取り、更新の時期と支払い方法を記録しておく
• [ ] 更新する人と頻度を決める：「例会の案内は開催の1か月前、開催報告は終了後2週間以内」のように決める
• [ ] バックアップをとる：文章・写真・PDFの元のファイルを、ツールとは別の場所（会の共有フォルダなど）にも保存しておく
• [ ] 個人情報を載せない：会員の住所・電話・生年月日などは載せない。フォームで集めた申込の一覧は、共有する相手を事務局の方だけに絞る
• [ ] 広告の表示を確かめる：公開前に、スマホとパソコンで実際の画面を見て、広告やロゴの出方を確かめる
• [ ] 作り方のメモを1枚残す：使っているツール、ログインの方法（パスワード以外）、更新の手順を、次の担当の方が読める形で残す

この9つが決まっていれば、途中で制作会社に頼むことになっても、移る作業はずっと楽になります。

途中で制作会社に頼むことになっても困らないために

無料ツールで始めた会が、数年後に作り直しを考えるのはよくあることです。そのときに困らないよう、ふだんから次の2つを意識しておくと安心です。

• 住所（ドメイン）を会のものにしておく：作り直しても同じ住所のまま移れるので、名刺やチラシを作り直さずに済みます
• 中身をツールの外にも残しておく：文章・写真・PDFが手元にあれば、新しいホームページへ移すときの作業が減ります

River Techでは、学会・研究会の事務局の方へのページで、今のやり方を活かした進め方をご紹介しています。無料のツールで足りる場合は、そのようにお伝えするのが私たちの考え方です。「今のホームページのままでよいか」を知りたい場合は、直すとよい点を1枚にまとめた「ホームページの改善案」を、名簿や会費など事務の手間まで見直したい場合は「棚卸し診断（オンライン45分・15,000円（税込）・「手間の地図」1枚）」をご利用ください。

自分の会で確かめる3つの質問

1. 今のホームページ（または作る予定のホームページ）は、だれのアカウントで作っていますか？ その方が明日いなくなっても、ログインできますか？
2. ホームページの住所は、ツールを替えても同じまま使えますか？
3. 入会・退会があったとき、名簿のほかに直す場所はいくつありますか？

1と2に迷ったら、まずアカウントとドメインを会のものに整えましょう。3の答えが「2か所以上」なら、そこが仕組みを考え始めるきっかけになります。